Viking 1914 projektas

Klientas

Viking 1914

Sritis

Prekyba internetu

Metai

2014-šiuo metu

Odoo versija

8

Suteiktos paslaugos

  • POS sistema
  • Apskaitos sistema
  • Sandėlio sistema
  • Kurjerių integracija
  • El. parduotuvės sukūrimas

Iššūkis

Viking 1914 – daniškas kanceliarinių ir biuro reikmenų prekės ženklas. Kliento suformuluotas uždavinys – sukurti ir įdiegti efektyvesnę verslo valdymo sistemą e-komercijai. Prieš kreipdamasis į mus, užsakovas naudojosi anksčiau danų įmonės sukurta verslo valdymo sistema, kuri buvo nelanksti ir pritaikyta labiau daniškoms kompanijoms. Esminiai senosios sistemos trūkumai – kiekvienas pakeitimas ar optimizavimas kainuodavo daug laiko ir finansinių kaštų. Pagrindiniai reikalavimai, kuriuos turėjo atitikti mūsų sukurta verslo valdymo sistema – lankstumas ir kaina.

Darbo procesas

Tam, kad geriau suprastumėte mūsų komandos darbo procesus, pradėsime nuo nedidelės įžangos. Dažnu atveju, imdamiesi užduoties ne visuomet tą akimirką žinome, kaip ją įgyvendinsime iš techninės ir funkcinės pusės. Štai paprastas pavyzdys. Klientas sako: „Norime sprendimo, kuris sistemoje fiksuotų telefono skambučius“. Mums tokios informacijos per maža – minėtu atveju, reikėtų žinoti, kokia konkrečiai informacija turi būti išsaugota – laikas, data, trukmė, klientas, pokalbio turinys etc. – ir kaip su ta informacija reikėtų elgtis. Todėl su kiekvienu klientu bendraujame tiek, kiek reikia, kad išsiaiškintume užduotį iki menkiausių smulkmenų.

Nuo to meto, kai Viking 1914 projekto klientas išreiškė norą pakeisti verslo valdymo sistemą, su įmonės atstovais buvome susitikę tris kartus – tris kartus surengėme dirbtuves (angl. workshop). Kaip atskaitos tašką, nuo kurio prasidėjo pokyčiai, pasirinkome apskaitos procesus. Su įmonės vadovo „dešiniąja ranka“ – vyr. buhaltere – dėliojomės ir aiškinomės verslo apskaitos procesus. Mes mokėmės apie jų procesų valdymą, o jiems pristatėme Odoo funkcionalumą. Trumpas pavyzdys. Aiškindamiesi procesus, mūsų paklausė: „Kaip šioje sistemoje sužinoti, kiek konkretus klientas yra skolingas?“. Mes parodėme, kaip tą padaryti. Ji išbandė mūsų siūlomą variantą, tačiau dar pridūrė, kur trūksta informacijos, kas dar turėtų būti parašyta, ir kaip jie įpratę naudotis sistema. Taip per tas tris sesijas ir tikrinome, koregavome kiekvieną procesą ir ieškojome geriausių sprendimų, kurie tenkintų abi puses.

Pradėjus veikti naujajai sistemai, prasidėjo duomenų migravimas iš senosios sistemos į Odoo platformą. Įmonės darbuotojus perspėjome, kad nuo tam tikros datos bus dirbama prie naujosios sistemos. Taip realiuoju laiku paaiškėjo klaidos – ko nepadarėm, ką padarėm ne taip, kas vis dar neaišku tiems, kurie kas dieną naudojosi sistema. Taisėme klaidas, vėl apmokėme darbuotojus ir atsakėme į iškilusius klausimus. Kai po tam tikro laiko darbuotojai „apsiprato“ prie naujosios sistemos, įvedėme naujas funkcijas. Ir testavimo-mokymosi ratas prasidėjo iš naujo.

Bendraudami su klientu buvome nusprendę, kad visą projektą įgyvendinsime per kelis didesnius verslo valdymo sistemos etapus. Kiekvienam etapui buvome paskyrę bandomąjį periodą, kurio metu taisydavome klaidas ar įgyvendindavome naujus pasiūlymus. Vienas iš sudėtingiausių etapų buvo internetinės parduotuvės perkėlimas iš senosios sistemos į aštuntąją Odoo versiją. Mes palaikėme ir prižiūrėjome visą administracinį naujos sistemos diegimo ir senųjų duomenų perkėlimą procesą bei papildomai vystėme naujas e-komercijos galimybes.

Didžiausias iššūkis

Bene didžiausias iššūkis naujosios verslo valdymo sistemos kūrime buvo apskaitos procesų optimizavimas ir perkėlimas į naująją platformą. Viena to priežasčių, buvo tai, kad mes pasirinkome tokį metodą, kuris į bendrus apskaitos procesus įtraukdavo ir sandėlyje vykstančias operacijas. Reikėjo numatyti labai daug galimų klaidų „scenarijų“, o tokio masto projekte klaidų tikimybė buvo tikrai nemenka. Ir nors visko numatyti mums nepavyko, tačiau pagrindinis apskaitos ir sandėlio procesų „sujungimas“ įvyko ganėtinai sklandžiai ir be didesnių ekscesų.

Keičiant verslo valdymo sistemą, ne tik mums kilo iššūkių. Užsakovas taip pat turėjo priimti svarbius sprendimus – jiems teko permąstyti savo nuolaidų sistemą. Kai atėjo metas prekių nuolaidas, akcijas, nemokamas prekes ir kitą informaciją perkelti į Odoo, visi pamatėme, kokia sudėtinga ir nelanksti senoji sistema yra. Pasiūlėme drauge supaprastinti tą sistemą. Kol buvo nepradėję pokyčių, klientui atrodė, kad senoji sistema yra aiški ir lengva dirbti, tačiau kai pristatėme jiems savo variantą, jie pripažino, kad naujasis sprendimas yra kur kas patogesnis.

„Pirmiausia norėčiau pabrėžti „Versada“ komandos profesionalų požiūrį ir išskirtines savo srities kompetencijas – jų organizuotumas ir efektyvus laiko planavimas ne tik palengvino ir susistemino visą mūsų darbo procesą, bet ir sutaupė mūsų kaštus. Atliktų darbų rezultatais esame labai patenkinti, tolimesnis bendravimas ir reagavimas į užklausas taip pat džiugina, o patys specialistai – komunikabilūs ir organizuoti. Svarbu paminėti, kad komunikacija sklandžiai vyko anglų kalba. Asmeniškai norėčiau išskirti tai, kad viso projekto metu jie neretu atveju imdavosi iniciatyvos ir padarydavo dar daugiau, kad galutinis rezultatas pranoktų užsakovų – t. y. mūsų – lūkesčius. Atnaujinę senąją verslo valdymo sistemą, pasiekėme įspūdingų rezultatų daugelyje savo darbo procesų sričių. Esame labai patenkinti Odoo sistema – viskas veikia greičiau, patogiau, ir svarbiausia, visiškai atitinka mūsų poreikius. Senosios verslo valdymo sistemos net neprisimename – šiuo metu mąstome, ką dar galėtume padaryti, kad mūsų darbo organizavimas būtų dar geresnis. Esame tikri, kad „Versada“ komanda galės įveikti net ir sudėtingiausią mūsų iššūkį.“

Jens V. M. Thomsen

CEO

„Šis projektas iš kitų išsiskiria ne tik savo užduoties sudėtingumu ir mastu, bet ir paties užsakovo mąstymu. Viking 1914 – klientas, kuris yra lankstus ir atviras tavo idėjoms. Tenka susidurti su užsakovais, kurie į mus kreipiasi ne su klausimu, o jau su savo sugalvotu sprendimu, kurį nori, kad tu įgyvendintum. Vos vienu iš dešimties atvejų tai būna tinkamiausias sprendimas. Dažniausiai atvirkščiai – tik išankstinis nusistatymas, kuris neleidžia išnaudoti viso mūsų ir jų bendradarbiavimo potencialo. Viking 1914 neturėjo jokių išankstinių nusistatymų, jie kėlė klausimus ir leido mums siūlyti geriausius sprendimus. Mes kartu šnekėjome, diskutavome ir sprendėme, kas yra svarbu verslo valdymo sistemai, o kas – tik užgaida, kuri neatlieka jokios funkcijos, bet išpučia projekto kaštus. Abiejų pusių noras išklausyti ir priimti viena kitos argumentus yra labai svarbus – mums labai vertiname tokius klientus.“

Andrius Preimantas

Projekto vadovas

Rezultatas

Mūsų darbo sferoje geriausias rezultatas grindžiamas užsakovo ir srities specialistų tarpusavio komunikacija. Klientas pasirinko Odoo atviro kodo sistemą, kadangi nebenorėjo priklausyti tik nuo vieno tiekėjo – Viking 1914 projekto sąmata buvo bent tris kartus mažesnė, nei analogišką pateiktų vienos sistemos tiekėjas (tarkime, „Microsoft“).

Kalbant apskritai, pasirinkus programinę įrangą, kurią tiekia vienintelis tiekėjas, atsiduri nepavydėtinoje situacijoje – visus pakeitimus tau gali atlikti tik ta viena kompanija. Arba, žinoma, gali visą verslo valdymo sistemą keisti nauja. Viking 1914 pavyzdys įrodo, kad kartais tai – geriausias sprendimas.

Daugiau mūsų darbų

Allbranded projektas

Daugiau

Light Conversion projektas

Daugiau